Sommaire
Avec près de 200 sites sortis sur les 3 dernières années, notre équipe a vu passer de nombreux cahiers de charges. Leur similitude ? Parfois des oublis qui pouvaient avoir des répercussions colossales pour l’entreprise demanderesse. Lisez ce guide pour rédiger un document complet et efficace !
Les oublis d’un projet de création ou de refonte de site.
Avant d’évoquer les axes d’amélioration, parlons des oublis à ne surtout pas faire dans votre projet de cahier des charges :
Énoncer des fonctionnalités sans les décrire
Illustrons ces propos avec un cas concret. Vous êtes au restaurant et demandez une viande. Le restaurateur vous amène le morceau en cuisson saignante. Manque de chance, vous le vouliez bien cuit. Le fautif ? Certainement le restaurateur qui aurait dû demander le type de cuisson souhaité. Pour transposer cela à un projet web, il est impossible de demander le pourquoi du comment de chaque fonctionnalité attendue. Nous vous invitons donc à toujours préciser ce que vous attendez avec des exemples concrets, cela permet de clarifier directement les livrables attendus.
Être trop sommaire
J’illustre ce point avec une demande récemment reçue. Un prospect nous demande une offre pour refondre son site sur une technologie OPEN SOURCE (le client a effectivement fait confiance à une agence qui travaille en cms maison, comprenez par là que chaque modification du cms est facturée au client alors que des cms ouverts utilisent des plugins démocratiques pour obtenir les fonctionnalités attendues). Dans cet exemple : le client nous demande un prix pour se lier à ODOO en indiquant que l’outil doit communiquer sur les prix et livraisons. Ce cahier de charges est trop light : quelle licence ODOO est utilisée aujourd’hui ? De quels besoins pourrait avoir la société demain ? Quelle est la taille du catalogue produit et peut-elle évoluer ? Quels sont les outils internes qui doivent communiquer avec ODOO ? Les questions sont nombreuses pour obtenir un cahier de charge beaucoup plus complet.
Chercher un prix dans un appel d’offre
Le budget est (malheureusement) le nerf de la guerre. Par conséquent, votre première mission est, sans doute, de filtrer les agences web en fonction du premier devis établi. Grossière erreur, le « bon marché coute cher », et nombreux sont ceux à revenir vers de vrais experts car « le premier prestataire demande supplément sur supplément ». Pour vous donner un exemple concret, un client a choisi une autre agence pour sa refonte de site, le budget de l’autre prestataire était de 22 000€, le nôtre de 28 000€. Après 2 ans, le client n’a toujours pas sorti son site et le budget investi était de 32 000€. Outre la perte associée aux ventes, le client a déboursé bien plus que prévu dans notre offre. Vous l’aurez compris, certaines agences fonctionnent sur base d’un prix d’appel et jouent sur les suppléments en cours de projet. Vous voilà averti(e) !
LES AMÉLIORATIONS POUR UN CAHIER DE CHARGES DE CHAMPION
Insérez des deadlines
Elles vous permettent de s’assurer de délai pour mener à bien le projet selon le cahier pré-établi.
Prévoyez des réunions régulières
J’énonce souvent aux équipes d’arrêter la « mailite », à savoir de trop communiquer par mail. Une visio de quelques minutes permet de gérer bien plus de questions que 20 mails ! 1 réunion/semaine est le grand minimum pour qu’un projet se déroule bien. Évidemment, sa complexité peut nécessiter des réunions plus ou moins réguliers.
Donnez des exemples
La majorité des personnes ont une mémoire visuelle, soit une mémoire qui retient des images. Maquette, wireframe, inspiration d’autres sites sont vos meilleurs alliés.
Ne soyez pas seul(e) à gérer le projet
Un back-up interne doit pouvoir prendre le relai en votre absence. Laisser tout le savoir dans le cahier de charge dans les mains d’une seule personne peut être une réelle menace pour votre entreprise.
Prévoyez un budget complémentaire
Un site web évolue. Si votre enveloppe vous permet d’investir 30 000€, investissez 25 pour le site et gardez-les 5 000€ restants pour des éventuelles adaptations.
N’oubliez pas le marketing
Votre site ne vos ne rapportera rien sans visibilité et trafic ! Dégagez un budget pour une stratégie webmarketing efficace et rentable pour votre société.
